8 Checklist penting untuk acara universitas yang sukses

Tidak bisa dipungkiri bahwa mahasiswa sangat menyukai untuk bergabung dan ikut ambil bagian dalam penyelenggaraan acara Universitas. Selain dapat menambah ilmu pengetahuan mereka, tentunya hal tersebut akan memberikan nilai plus pada CV mereka pada saat nanti mereka sudah siap bekerja di suatu perusahaan.

Event dan acara universitas pun banyak macamnya, ada yang bertujuan untuk mengisi free time para mahasiswa namun ada juga yang sifatnya lebih kepada penilitian dan pengetahuan. Apapun tujuannya, suatu seminar dan acara tersebut memiliki 8 elemen penting yang harus dipenuhi agar acara tersebut banyak peminatnya dan memberikan dampak bagi peserta.

1. Tentukan budget

Budget suatu acara tentunya adalah faktor penting dan utama yang perlu dipersiapkan oleh panitia. Sumber dana biasanya bisa didapat dari dana internal universitas, biaya tiket dari peserta maupun banyaknya sponsor yang ingin bergabung.

2. Tujuan Acara

Tujuan dalam suatu acara lebih baik apabila spesifik dan terukur. Dengan cara demikian, kita dapat mengetahui format acara dan aktivitas yang perlu diatur.

3. Format dan tema acara

Setelah anda menentukan tujuannya, maka paling tidak anda telah mengetahui aktivitas tersebut cari garis besar. Acara tersebut perlu diperkecil lagi menjadi suatu timeline sehingga anda dapat memonitor tiap sub-aktivitas tersebut.

4. Tentukan target audience

Tentunya untuk menarget khalayak masyarakat secara luas tidaklah tepat untuk suatu acara universitas. Biasanya target audience dapat diidentifikasi melalui tujuan acara itu sendiri. Dengan memiliki fokus pada target audience, maka anda dapat melakukan sarana advertising dan promosi yang tepat agar mereka tertarik untuk bergabung dalam acara anda.

5. Tempat Acara

Tempat acara sangatlah berhubungan dengan target audience itu sendiri. Pilihlah tempat yang biasanya dekat dan nyaman bagi para target audience anda. Misalnya, apabila anda menarget acara anda untuk menyasar para orang tua di atas umur 50 tahun, maka pastikan tempat anda memiliki kemudahan akses seperti tempat yang wheelchair friendly dan sebagainya.

6. Pembicara yang menarik

Pembicara dalam suatu acara akan menentukan ritme acara secara utuh. Apabila anda menarget banyak orang muda di dalam acara tersebut pastikanlah pembicara anda memiliki asosiasi yang tinggi dengan para mudawan sehingga engagement rate acara anda tinggi. Pembicara yang dapat membuat interaksi yang tinggi dan memiliki rasa humor tentunya adalah sebuah keunggulan

7. Kerjasama dengan pihak ketiga lainnya

Tentunya semua aktivitas tidak dapat dihandle semua secara internal. Ada banyak sekali aktivitas yang malah lebih baik dan efisien apabila dikerjakan oleh pihak ketiga. Pihak ketiga yang mungkin anda butuhkan adalah, master of ceremony, vendor lighting, vendor penyedia meja dan kursi maupun souvenir promosi.

8. Persiapan final

Apabila anda sudah melakukan semua hal di atas, ada perlunya anda melakukan dry run sebelum aktivitas yang sebenarnya dilakukan. Ini bertujuan agar setiap detail kecil dapat terdeteksi.

Setelah anda membaca checklist di atas, tentunya mempersiapkan acara universitas tidaklah sesimple yang anda pikirkan dan semoga checklist di atas dapat membantu anda memberikan yang terbaik untuk acara anda.

Apabila anda kebingungan dalam memilih souvenir promosi yang tepat, anda dapat segera kontak kami untuk informasi lebih lanjut. Semoga berhasil !