Tips Cara Menyelenggarakan Acara Seminar yang Sukses & Menarik !

Pada zaman milenial ini, terdapat banyak sekali acara seminar mulai dari kegiatan melakukan ekspor impor, tips melakukan pembelian tanah maupun seminar pengembangan penemuan di suatu universitas. Biasanya kesuksesan dari sebuah acara selalu diukur dari berapa banyaknya orang yang datang ke seminar tersebut maupun berapa banyak engagement yang mungkin ada pada acara seminar tersebut (penjualan produk dll). Secara tahunan, biasanya setiap orang setidaknya akan menghadiri acara seminar 3-4 kali dalam setahun.

Dari informasi di atas, kita bisa mengetahui pentingnya untuk menyelenggarakan seminar yang sukses dan menarik untuk orang yang datang ke acara kita. Selain itu, biaya untuk menyelenggarakan seminar pun sangat lah mahal mulai dari biaya sewa ruangan, dekorasi, lighting, makanan, pembicara maupun souvenir goodie bag seminar. Biaya tersebut akan membengkak apabila tidak disertai dengan jumlah attendance yang bagus dari seminar anda.

Lalu poin penting apa yang perlu kita perhatikan dalam menyelenggarakan seminar? Apa yang membedakan acara seminar yang sukses dengan acara seminar yang gagal? Kita akan belajar lebih lanjut pada poin-poin berikut ini.

Tentukan Tujuan atau Objective Seminar Anda

Seminar yang sukses adalah seminar yang dapat memberikan informasi yang jelas tepat pada topik seminar, memiliki rundown acara dari awal hingga akhir seminar, budget biaya seminar yang perlu dikeluarkan maupun set skills yang harus dimiliki oleh pembicara. Hal ini bertujuan agar seminar anda akan sangat efisien baik dari segi biaya maupun tepat sasaran dengan audience yang anda incar.

Pemilihan Tempat Seminar

Tempat seminar tidak kalah pentingnya dengan acara seminar itu sendiri. Memilih tempat yang jauh dari kebanyakan target pasar anda akan berimpas buruk pada penjualan tiket seminar itu sendiri. Selain itu fasilitas dari tempat seminar perlu diperhatikan terutama pada hal sound system, kapasitas listrik, crowd management dari bangunan tersebut, akses masuk maupun keluar, seating arrangement untuk acara seminar dan apakah tempat tersebut sesuai merepresentasikan produk atau brand perusahaan anda.

Persiapan Konsumsi, Penginapan & Souvenir

Sebagai host dari acara anda, penting bagi anda untuk mempersiapkan konsumsi acara seminar anda terutama apabila seminar anda berdurasi sangat panjang. Penginapan juga perlu diperhatikan apabila seminar anda menarik banyak pengunjung dari luar kota ataupun luar negeri, memberikan sekedar informasi mengenai penginapan yang layak di sekitar tempat seminar adalah hal yang krusial.

Selain dari hal tersebut, promosi adalah suatu hal yang diharuskan bagi para pembuat acara. Mulai dari selebaran, sosial media, maupun media promosi seperti souvenir acara perlu dipersiapkan lebih dahulu untuk dapat menarik banyak pengunjung. Acara yang hebat tentu tidaklah sukses tanpa promosi yang tidak tertarget. Memberikan souvenir adalah salah satu cara memancing pengunjung untuk datang ke acara anda. Beberapa ide yang efektif untuk media promosi adalah Flashdisk Promosi dan Tumbler Promosi

Menyeleksi Pembicara

Pembicara merupakan elemen terpenting dalam acara seminar. Pembicara yang merupakan "guru" pada topik yang anda ingin sampaikan, akan memberi magnet bagi pengguna yang tertarik pada topik seminar anda. Pembicara perlu mempunyai set skills tertentu sesuai dengan topik anda dan mempunyai kepribadian yang suka bercanda atau humoris terkadang penting untuk membuat acara anda lebih hidup.

Memberikan waktu istirahat

Waktu istirahat penting bagi peserta seminar karena pada dasarnya manusia tidak dapat berkonsentrasi secara terus menerus (terutama di atas 2-3 jam). Sehingga ada biaknya memberikan waktu istirahat agar peserta dapat melepas kepenatan atau kebosanan, sehingga dapat lebih fokus pada acara atau sesi selanjutnya. Memaksakan acara yang terlalu padat mungkin tidak terlalu efektif bagi peserta acara.

Dari sini anda dapat mengetahui beberapa tips penting menyelenggarakan acara seminar yang sukses dan menarik bagi peserta.